Как выбрать конференц-зал

Правильный выбор помещения для проведения массового мероприятия чрезвычайно важен для достижения целей семинара, совещания, общения со СМИ, конференции. Ключевые моменты, на которые должны обращать внимание организаторы мероприятия:

    вместительность помещения;

    степень технического оснащения;

    местоположение конференц-зала;

    дополнительный сервис.

Теперь стоит рассмотреть каждый пункт более детально. Итак,
Размер помещения

Выбирая конференц зал для проведения конференции организаторы исходят из предполагаемого числа присутствующих. В зависимости от количества участников данного мероприятия может быть выбран зал небольших размеров, рассчитанный на несколько десятков человек или даже всего на несколько присутствующих. Если предполагаемое количество участников конференции достигает нескольких сотен, целесообразно выбрать конференц-зал размером с небольшой кинотеатр.

В зале, не соответствующем масштабам мероприятия, участники будут испытывать дискомфорт: духота и нехватка стульев или, напротив, чрезмерная пустота могут осложнить ход переговоров, мастер-класса или вебинара.
Оборудование

Техническая сторона также должна по максимуму соответствовать целям, которые ставят организаторы и участники. Речь идет не только о таких очевидных приборах, как система кондиционирования и освещения. Организаторы должны подобрать такое помещение, в котором каждый присутствующий в зале человек будет иметь возможность свободно видеть и общаться (если предполагаются совещания и дебаты) выступающего.

Усилители звука, микрофоны, проекторы, монитор или проекционный экран, прочие элементы аудио- и видеосистем входят в комплект необходимого оборудования для конференц-залов.
Территориальное расположение помещения

Разумеется, для организаторов необходимо предусмотреть, как будут добираться до места проведения мероприятия все его участники. Так, если ожидается значительное число участников из других городов, разумным будет выбор в пользу конференц-зала, размещенного непосредственно в гостинице, в которой проживают иногородние участники.

В принципе, центр города или пригород – не существенно: главное, чтобы все присутствующие не испытывали трудностей при поисках места проведения данного мероприятия.
Некоторые дополнительные услуги

Каким бы ни было количество участников, важен уровень сопутствующего сервиса. Если предполагается длительное совещание, возможно, участникам понадобится перекусить – в таком случае в перечень требований к конференц-залу стоит добавить и этот пункт. Не важно, о чем идет речь – о кофе-брейках или полноценном обеде, — у присутствующих должна быть возможность сделать паузу в ходе мероприятия и отдохнуть.

Итак, для хорошего конференц-зала важно оптимальное сочетание всех вышеперечисленных критериев. При соблюдении этих правил создается возможность провести мероприятие с максимальным комфортом.